Videollamadas para mesas de ayuda: Es hora de actualizarse

En cualquier empresa que ofrezca ya sea productos o servicios, siempre surge algún tipo de inconveniente que hace que los clientes deban comunicarse con el área de atención al cliente para buscar ayuda o soporte técnico.

Y por ejemplo, en los casos de las organizaciones cuya actividad económica tiene que ver con las tecnologías de la información y las telecomunicaciones, las llamadas son aún más frecuentes, ya que a algunas personas se les dificulta el uso de este tipo de herramientas o simplemente requieren de la asesoría de un profesional para configurar sus aparatos o redes de servicio.

Partiendo de dicha situación, se crean las mesas de ayuda, también llamadas help desk, que son un conjunto de personal humano y herramientas tecnologías que se enfocan en atender cualquier incidente que puedan presentar los clientes de una compañía.

Por lo general, las mesas de ayuda están orientadas a brindar respuesta y solución a los clientes o usuarios finales, sin embargo, también pueden enfocar su trabajo en asesorar a los empleados al interior de una organización, las mesas de ayuda son una herramienta táctica que tienen un enfoque principalmente reactivo.

Su misión es proporcionarles a los usuarios ayuda inmediata, con el objetivo de que estos puedan volver a utilizar el producto o servicio adquirido con la empresa lo más rápido posible y para tal fin, utilizan uno o varios canales de contacto tales como líneas telefónicas gratuitas, sitios web, correos electrónicos, chat virtuales y la última tendencia y más funcional por todas sus características son las videollamadas.

Las videollamadas en la actualidad son una herramienta indispensable para las empresas, ya que generan una sensación de presencialidad que hacen que el cliente se sienta más en confianza y que pueda entender mejor a quien lo está asesorando a través de la pantalla.

Al mismo tiempo, el personal que labora para la empresa, contará con más herramientas para explicarle al usuario los pasos que debe seguir para solucionar el inconveniente que presenta con el producto o servicio, lo cual optimizará mucho el tiempo que se podrían gastar en una llamada telefónica común.

Software de mesas de ayuda para responder a las necesidades de atención al cliente

Hoy en día el uso de las tecnologías de la información y comunicación, son más que necesarios, ya que estas herramientas facilitan el trabajo de las personas que laboran para una empresa y por consiguiente el servicio prestado a los clientes será mucho mejor.

Ventajas de las mesas de ayuda

Centralización

Las mesas de ayuda centralizan y gestionan todas las solicitudes de soporte o asistencia técnica, lo que facilita la organización y el seguimiento de los problemas. Esto permite una respuesta más rápida y eficiente a los usuarios, evitando la dispersión de la información y los tiempos de espera prolongados.

Resolución oportuna

Gracias a la estructura y los procedimientos establecidos, las mesas de ayuda están diseñadas para resolver los problemas de manera oportuna. Los técnicos especializados en la mesa de ayuda cuentan con los conocimientos y recursos necesarios para brindar respuestas precisas y soluciones efectivas, minimizando así el tiempo de inactividad y la interrupción en las actividades de los usuarios.

Mejora de la satisfacción del cliente

Al proporcionar un canal de comunicación directo y eficiente, las mesas de ayuda contribuyen a mejorar la satisfacción de los clientes. La atención personalizada, la resolución de problemas y el seguimiento adecuado generan confianza y fidelidad, lo que se traduce en una mejor experiencia para los usuarios.

Registro y seguimiento de incidentes

Las mesas de ayuda registran y documentan todas las solicitudes de soporte o incidencias reportadas. Esto permite llevar un seguimiento detallado de los problemas recurrentes, identificar tendencias y generar informes analíticos que ayuden a la toma de decisiones y la mejora continua del servicio.

Conocimiento compartido

Las mesas de ayuda fomentan la colaboración y el intercambio de conocimientos entre los técnicos. Mediante la creación y actualización de bases de conocimiento, se establece una biblioteca de soluciones que puede ser consultada por los usuarios y los propios técnicos. Esto agiliza la resolución de problemas comunes y promueve el aprendizaje continuo dentro del equipo de soporte.

Para el caso de las mesas de ayuda existen software que cuentan con varias funcionalidades para poder dar respuesta y soporte a los usuarios de manera fácil, ágil y eficiente, garantizando así, una excelente calidad de servicio.

Uno de los mejores software para gestionar mesas de ayuda y otro tipo de asesorías a través de internet es Ringow®, una herramienta tecnológica muy útil para empresas y profesionales que ofrecen no sólo soporte técnico online, sino también que ofrecen servicios y asesorías a través de internet.

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